Es el órgano responsable de digitar y digitalizar las fincas propiedad del Estado, en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y en el sistema de información geográfica, así como la actualización de las mismas; administrar el archivo físico histórico que contiene la información legal que avala la propiedad del Estado y la biblioteca sistemática de Decretos y Acuerdos, registrar en el Sistema de Títulos Valores los títulos valores de la diferentes entidades estatales.
Incorporación y Actualización de Fincas Estatales en los Sistemas de Información
Este procedimiento consiste en digitar y digitalizar las fincas propiedad del Estado, en el sistema de bienes inmuebles y en el Sistema de Información geográfica, así como la actualización de las mismas. Administrar el archivo histórico que contiene la información legal y administrativa que respalde la propiedad del Estado. El cual esta compuesto de dos secciones.
I. Incorporación y Actualización de Fincas Estatales por medio de requerimiento recibido en el Centro de Atención al Usuario por Entidades.
1.Presenta documentos de soporte que ampara la propiedad y administración de las fincas estatales en la ventanilla del Centro de Atención al Usuario -CAU-.
2.Asigna número de expediente en el Sistema de Expedientes WEB y adjunta hoja de asignación, traslada al Receptor de la Dirección de Bienes del Estado.
3.Recibe y revisa que tenga ingreso en el Sistema de Expedientes WEB.
¿Fue ingresado al Sistema de Expedientes WEB?
SI: Traslada al Asistente de Dirección, continúa en actividad número 4.
NO: Devuelve al Receptor del CAU, para que lo ingrese al Sistema de Expedientes WEB, regresa a la actividad.
4.Recibe expediente físico y por medio del Sistema de Expedientes WEB, traslada expediente físico al Director de Bienes del Estado.
5.Recibe expediente físico, conoce, llena la hoja de asignación, firma y sella, traslada el expediente al Asistente de Dirección para su distribución.
6.Asigna el expediente físicamente y traslada en el Sistema de Expedientes WEB al Jefe del Departamento de Registro del Patrimonio del Estado.
7.Recibe, conoce, asigna por medio del Sistema de Expedientes WEB y traslada el expediente físico al Asistente Registral.
- Recibe y analiza el expediente y verifica si cumple con la documentación enviada.
¿Cumple con la documentación que corresponde?
Sí: Continúa en actividad número 9.
No: Genera la documentación faltante y continúa en la actividad número 9.
9.Analiza y determina si corresponde incorporar la finca en el sistema correspondiente.
¿Corresponde incorporar la finca?
Si: Identifica la ubicación geográfica de la finca y continúa en la actividad número 10.
No: Identifica número de legajo y continúa en actividad No. 11.
- Asigna número de legajo de acuerdo a su ubicación geográfica.
- Graba la información correspondiente en el sistema. Genera Ficha de Registro – Inventario de Bienes Inmuebles.
12.Traslada Ficha de Registro al Jefe del Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su revisión y aprobación.
- Recibe y verifica la información en la Ficha de Registro.
¿La información es correcta?
Sí: Rubrica y sella la Ficha de Registro, traslada al Asistente Registral, continúa en actividad número 14.
No: Realiza observaciones a modificar y devuelve al Asistente Registral, regresa a la actividad 11.
14.Recibe y reproduce la documentación e incorpora digital y físicamente al legajo correspondiente.
15.Notifica a la entidad lo realizado por este Departamento y resguarda la información en el legajo correspondiente, para custodia y futuras consultas.
II. Incorporación y Actualización de Fincas Estatales a Requerimiento de los Departamentos de la Dirección de Bienes del Estado
1.Recibe del Departamento que envía el expediente físico y por medio del Sistema de Expedientes WEB, para verificar si corresponde incorporar la finca al Sistema de Información.
2.Asigna el expediente en el Sistema de Expedientes WEB y traslada físicamente al Asistente Registral.
3.Recibe y analiza el expediente y verifica si cumple con la documentación.
¿Cumple con la documentación que corresponde?
Sí: Continúa en actividad número 4.
No: Solicita al Departamento correspondiente que complete la documentación faltante y finaliza procedimiento.
- Analiza y determina si corresponde incorporar la finca en el sistema correspondiente.
¿Corresponde incorporar la finca?
Si: Identifica la ubicación geográfica de la finca y continúa en actividad número5.
No: Identifica número de legajo y continúa en actividad No. 6.
- Asigna clasificación al legajo de acuerdo a su ubicación geográfica.
- Graba la información correspondiente en el sistema. Genera Ficha de Registro – Inventario de Bienes Inmuebles.
7.Traslada Ficha de Registro al Jefe del Departamento de Registro del Patrimonio del Estado, para su revisión y aprobación.
- Recibe y verifica la información en la Ficha de Registro.
¿La información es correcta?
Sí: Rubrica y sella la Ficha de Registro y traslada al Asistente Registral, continúa en actividad número 9.
No: Realiza observaciones a modificar y devuelve al Asistente registral, regresa a la actividad 6.
9.Recibe y reproduce la documentación e incorpora digital y físicamente al legajo correspondiente.
10.Notifica al Departamento correspondiente sobre la incorporación y/o actualización de la finca estatal y resguarda la documentación en el respectivo legajo, para custodia y futuras consultas.
Títulos y Valores
Son documentos (títulos, certificados, acciones, bonos, títulos de crédito), que incorporan o representan, según sea el caso, derechos de crédito sobre una cantidad de dinero o de participación en un capital social o en una inversión expresados en un monto monetario cuyo beneficiario o titular sea una entidad pública.
Registro de Títulos Valores
De conformidad con el artículo 2 del Acuerdo Ministerial No. 51-2015, la Dirección de Bienes del Estado es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, que tiene dentro de sus funciones llevar a cabo la consolidación y actualización del registro de los títulos valores que constituyan activos del Estado.
Asimismo, se estipula que están sujetos a dicha disposición todas las entidades del Estado que tengan en su poder, títulos valores o sean titulares de éstos y que constituyan activos del Estado, incluyendo los de las entidades autónomas y descentralizadas.
Requisitos Necesarios para el Registro de Título Valores
Con base en el artículo 6 del Acuerdo Ministerial No. 51-2015, las instituciones del Estado, que tengan en su poder, títulos valores o sean titulares de éstos, para que sea posible su registro dentro de la plataforma informática creada para el efecto, cada institución deberá observar que contengan los siguientes:
Requisitos
1.Nombre de la entidad titular del título valor;
2.Entidad emisora del título;
3.Número de registro del título;
4.Denominación del título;
5.Lugar y fecha de emisión;
6.Valor nominal;
7.Plazo y/o fechas de vencimiento y de pago, cuando corresponda;
8.Tasa de interés anual, cuando corresponda; y,
9.Capital total invertido.
Base Legal:
1.Artículos 22, 27 literales a) y m) del Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo.
2.Artículos 59 numeral 4 y 61 del Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas.